Komunikasi dalam Sebuah Organisasi
Oleh : Ido Priyono Hadi
1.
Pengantar
2.
Proses Komunikasi [Organisasi]
-
Komunikasi Internal dan Eksternal
-
Komunikasi Non Verbal [Kial/Gestur/Isyarat badaniah/Bergambar/Ekspresi wajah,
dll]
3. Peran Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi
Bisnis
4. Hambatan-hambatan Komunikasi
5. Menjadi Pendengar Yang Efektif [Materi
tersendiri]
6. Saluran Komunikasi Formal dan Informal
[Materi tersendiri]
1.
PENGANTAR
Organisasi
atau Organization atau bersumber dari
kata kerja bahasa Latin
Organizare
! to form as or into a whole consisting of interdependent or
coordinated
parts [membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagianbagian yang saling
bergantung atau terkoordinasi]
Evert
M. Rogers dan Rekha Agarwala Rogers dalam bukunya Communications
in
Organization
"a
stable system of individuals who work togather to achieve, through a hierarchy of ranks and
division
of labour, common goals"
[Suatu
sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
bersama,
melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas]
Robert
Bonnington dan Berverd E. Needles, Jr.
dalam bukunya Modern
Business
: A Systems Approach
Organization
is the means by which management coordinates material and human resources
through
the design of a formal structure of tasks and authority [Organisasi adalah sarana
dimana
manajemen mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui
pola
struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang]
Ditinjau
dari aspek Business, organisasi adalah sarana manajemen [ditinjau dari
aspek
kegiatannya, bukan struktur].
"
Tujuan organisasi TIDAK MUNGKIN tercapai tanpa manajemen.
"
Manajemen TIDAK MUNGKIN ada tanpa organisasi. Manajemen ada, jika
ada
tujuan yang akan dicapai atau diselesaikan.
Korelasi
antara Ilmu Komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya
yang
terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan
organisasi.
"
Bentuk komunikasi apa yang terjadi
"
Metode dan teknik apa yang dipakai
"
Media apa yang dipakai
"
Bagaimana prosesnya, dan faktor apa saja penghambatnya
Tujuan
utama dalam mempelajari komunikasi adalah memperbaiki organisasi. Memperbaiki
organisasi
biasanya ditafsirkan sebagai “memperbaiki
hal-hal untuk mencapai tujuan
manajemen”.
Dengan kata lain, orang mempelajari komunikasi organisasi organisasi untuk
menjadi
menajer yang lebih baik. Sebagian penulis berpendapat bahwa manajemen adalah
komunikasi.
Seringkali teori tradisional dan petunjuk mengenai organisasi dan komunikasi
organisasi
ditulis dari suatu perspektif manajerial dan sangat menekankan suatu pandangan
obyektif.
Karenanya,
saya memandang studi komunikasi organisasi sebagai landasan kuat bagi karier
dalam
manajemen, pengembangan sumber daya manusia, dan komunikasi perusahaan, dan
tugas-tugas
lain yang berorientasikan manusia dalam organisasi.2
Definisi
Fungsional Komunikasi Organisasi
Komunikasi
Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran
pesan
di antara unit-unit komunikasi yang merupakan
bagian suatu organisasi
tertentu.
Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan
hierarkis
antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu
lingkungan.
Gambar
di bawah ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis yang
putusputus melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara alami;
hubunganhubungan itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat
luwes dan mungkin
berubah
sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal dan
eksternal.
Gambar
1.1 Sistem Komunikasi Organisasi
Komunikasi
organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu
jabatan
dalam suatu organisasi menafsirkan suatu
pertunjukkan. Karena fokusnya adalah
komunikasi
di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi
menyangkut
penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.
Unit
Komunikasi
Suatu
sistem didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas berkelanjutan
yang mampu
berada
dalam dua keadaan atau lebih” . Dalam
suatu sistem komunikasi, keadaan itu
adalah
hubungan
antara orang-orang. Dalam suatu sistem komunikasi organisasi keadaan tsb adalah
hubungan
antara orang-orang dalam jabatan-jabatan [posisi-posisi] . Unit mendasar
komunikasi
organisasi
adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan,
menciptakan
suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang sama
jabatan
tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar yang sesuai dengan
keadaan
orang tsb.
Bila
kita melihat apa yang terjadi ketika seseorang terlibat dalam komunikasi, kita
menemukan
bahwa terdapat dua bentuk umum tindakan yang terjadi :
1.
Penciptaan pesan atau, lebih tepatnya, penciptaan pertunjukkan [to display
menurut
Random House Dictionary of The English Language 1987 : anda membawa sesuatu
untuk
diperhatikan seseorang atau orang lain; menyebarkan seseuatu sehingga sesuatu
tsb
dapat
terlihat secara lengkap dan menyenangkan] .
2. Penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukkan [to intepret : menguraikan atau
memahami
sesuatu dengan suatu cara tertentu].3
Gambar
1.2 melukiskan kedua proses ini dengan membagi orang yang berperilaku tsb
dengan
garis
bergerigi.
Gambar
1.2 Suatu Unit Komunikasi
Contoh
: Ketika anda berpakaian warna merah di pagi hari, anda menciptakan
pertunjukkan bagi
diri
anda sendiri. Anda menempatkan diri anda sendiri, atau setidaknya apa yang anda
rasa anda
pikirkan
mengenai diri anda sendiri, sehingga terpandang jelas. Anda menempatkan diri
anda
sendiri
dalam suatru posisi yang menyenangkan bagi pengamatan tertentu. Pakaian anda,
perhiasan,
dan hiasan wajah merepresentasikan diri anda sendiri kepada orang lain.
Ada
aksioma komunikasi yang berbunyi “seseorang tidak dapat tidak
berkomunikasi
[A person cannot not communicate]”
[Smith and Williamson,
1977,
hlm. 61].
Secara
teknis, seseorang tidak dapat menghindari untuk menunjukkan pesan. Apa yang
anda
tunjukkan
atau tempatkan sehingga terlihat jelas memang
merepresentasikan anda. Anda
adalah
“suatu pertunjukkan pesan yang berjalan”. Hal yang sama dapat diterapkan kepada
kantor
atau hotel anda. Kantor atau hotel adalah suatu pertunjukkan-pesan bagi mereka
yang
mengunjunginya
2. PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI
KOMUNIKASI
INTERNAL
Pertukaran
gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan,
dalam
struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan
vertikal
di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen]
[lihat
skema Internal Audience]
Dua
dimensi komunikasi internal :
A.
KOMUNIKASI VERTIKAL ! Komunikasi
dari pimpinan ke staff, dan dari
staf
ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].
"
Downward Communication ! komunikasi atas ke bawah. Contoh
pimpinan
memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah,
pengumuman,
rapat, majalah intern [lihat contoh skema]
"
Upward communication ! dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan
laporan,
saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada
pimpinan
[lihat contoh skema]
Hambatannya
adalah apabila saluran komunikasi dalam organisasi tidak
berjalan
atau digunakan sebagaimana mestinya, karena hal ini berpengaruh
terhadap
operasional organisasi [perusahaan].
Organisasi
terdiri atas sejumlah orang; melibatkan keadaan saling
bergantung;
kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi
mensyaratkan
komunikasi.
Interkasi
antara pimpinan organisasi [top manajer
dengan middle manager]
dengan
audience di luar organisasi4
Manajer
= pemimpin organisasi [swasta, BUMN atau pemerintah] peranannya
dapat
berpengaruh terhadap internal public [karyawan] dan external public [di
luar
organisasi, tetapi ada pengaruhnya]
1.
Peranan Antarpersona [Interpersonal Role]
"
Peranan Tokoh [figurhead role]
"
Peranan Pemimpin [leader role]
"
Peranan Penghubung [liaison role]
2.
Peranan Informasional [Informational Role]
"
Peranan Monitor [monitor role]
"
Peranan Penyebar [disseminator role]
"
Peranan Jurubicara [spokesman role]
3.
Peranan Memutuskan [Decisional Role]
"
Peranan Wiraswasta [enterpreneur role]
"
Peranan Pengendali Gangguan [distrurbance handler role]
"
Peranan Penentu Sumber [resource allocator role]
"
Peranan Perunding [negotiator role]
MODEL
PROSES KOMUNIKASI ANTAR-PRIBADI
JOHARI'S
WINDOW
I
OPEN
AREA
Known
by ourselves and
known
by others
II
BLIND
AREA
[blindspot]
Known
by others, not known
by
ourselves
Diketahui
orang
lain
III
HIDDEN
AREA
[tedeng
aling-aling/ facade]
Known
by ourselves but not
known
by others
IV
UNKNOW
AREA
[tidak
diketahui]
Not known
by ourselves and
not
know by others
Tidak
diketahui
orang
lain
Diketahui
diri sendiri Tidak diketahui diri sendiri
Prof
. Harry Ingham and Joseph Luft ., Of Human Interaction, National Press Books,
Palo Alto California,
1969
B.
KOMUNIKASI HORISONTAL komunikasi mendatar, antara anggota staf
dengan
anggota staf. Berlangsung tidak formal,
lain dengan komunikasi
vertikal
yang formal.
Komunikasi
terjadi tidak dalam suasana kerja !
employee relation dan
sering
timbul rumours, grapevine, gossip
C.
KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION]
Komunikasi
antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.
KOMUNIKASI
EKSTERNAL
Komunikasi
antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar
organisasi.
[lihat skema ekternal audience]
"
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ! bersifat informatif
Majalah, Press release/ media release, Artikel surat kabar atau
majalah,
Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll
"
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi5
Komunikasi
Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis
To
meet the challenge in the workplace today requires.
Setiap
staf pada bagian manapun seharusnya :
#
Relationship Oriented ! Networking ! sinergi
#
Service Focused ! berpikir pada pelayanan
#
Customer Commited ! mempunyai komitmen pd pelanggan
#
Facilitative [media saluran/pendukung]
#
Forward Thinking ! berpikir kedepan
#
Value Added [nilai tambah ! selalu berusaha mengupdate kemampuan komunikasi]
#
Team Driven [serba tim] and leaders [mampu tampil sebagai pemimpin]
3.
HAMBATAN KOMUNIKASI
"
Hambatan Teknis
Keterbatasan
fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin
berkurang
dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi
komunikasi
dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan
dan efesien
sebagai media komunikasi.
Menurut
Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976,
jenis
hambatan teknis dari komunikasi :
#
Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas
#
Kurangnya informasi atau penjelasan
#
Kurangnya ketrampilan membaca
#
Pemilihan media [saluran] yang kurang tepat.
"
Hambatan Semantik
Gangguan
semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian
pengertian
atau idea secara secara efektif.
Definisi semantik sebagai studi
atas
pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.
Kata-kata
membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian
[komunikator
dan komunikan], tetapi seringkali proses penafsirannya keliru.
TIDAK
ADANYA hubungan antara Simbol [kata] dan apa yang disimbolkan
[arti
atau penafsiran], dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan
sangat
berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya.
Untuk
menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang komunikator
HARUS
memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik
komunikannya,
dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang
dipakainya.
"
Hambatan Manusiawi
Terjadi
karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan
atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera
seseorang, dll.
Menurut
Cruden dan Sherman :
#
Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia.
Perbedaan
persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan,
perbedaan
status, pencairan informasi, penyaringan informasi.
#
Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi.
Suasana
iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas
komunikasi
organisasi.
Referensi
:
1)
Pace R. Wayne and Faules, Don F, Komunikasi Organisasi, ROSDA, Bandung 2000
2)
Uchjana Effendi, Onong., Ilmu Komunikasi, Teori dan Praktek, Remaja Rosdakarya,
Bandung 1992
3)
Jiwanto, Gunawan., Komunikasi dalam Organisasi, Pusat Pengembangan Manajemen
& Andi Offset, Yogyakrta
1985
terimakasih kak puji
BalasHapus